Office Manager·in & Einkaufsassistenz (m/w/d)
Wir sind Looops – eine Manufaktur für naturreine Düfte in Elixhausen bei Salzburg.
Damit bei uns alles rundläuft, suchen wir dich: ein Organisationstalent mit Herz für Kund·innen und Freude an vielfältigen Aufgaben. Du hältst den Einkauf im Blick, bringst Struktur ins Office – und schaffst mit deiner offenen Art echte Verbindung, auch im persönlichen Kontakt im Shop.
Vollzeit · Salzburg (vor Ort / hybrid) · Start ab sofort oder nach Vereinbarung
Was dich bei uns erwartet:
Jeder Tag ist anders – und genau das macht diese Rolle aus.
Du koordinierst Bestellungen, prüfst Rechnungen, klärst Rückfragen mit Lieferant·innen oder organisierst interne Abläufe. Wenn Kund·innen in den Manufaktur-Shop kommen, berätst du sie persönlich – ruhig, achtsam, mit Gespür für das Wesentliche.
Die Aufgaben sind klar – wie du sie organisierst, entscheidest du selbst.
Dein Wirkfeld:
1. Einkauf & Office-Organisation (≈ 80 %)
- Angebote einholen, Bestellungen auslösen, Liefertermine nachverfolgen
- Rechnungen prüfen und im System verbuchen (Business Central)
- Buchhaltungsunterlagen vorbereiten, Reports und Zeitpläne koordinieren
- Lieferant·innen anfragen, vergleichen, neue Kontakte aufbauen
- Übersicht behalten – auch wenn vieles gleichzeitig läuft
2. Shop & Kundenkontakt (≈ 20 %)
- Kund·innen im Manufaktur-Shop in Elixhausen beraten
- Bestellungen am Telefon oder per E-Mail annehmen und bearbeiten
- Das Warenbild im Shop pflegen und kleine Gästebewirtungen organisieren
Du arbeitest eng mit den Geschäftsführer·innen und dem Team aus Vertrieb, Marketing und Produktion zusammen – acht Menschen, klare Kommunikation, offene Türen.
Was du mitbringst:
- Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Service-Rollen
- Deutsch auf Muttersprach-Niveau, gutes Englisch in Wort & Schrift
- Strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise und organisatorisches Talent
- Du bringst eine positive Grundstimmung mit – und strahlst das im Shop auch aus
- Freude am Umgang mit Menschen und keine Scheu, Dinge in die Hand zu nehmen
- Du findest dich schnell in neue Systeme ein – die Tools zeigen wir dir
Worauf du dich freuen kannst:
- Freiraum & Vertrauen – mit viel Eigenverantwortung
- Ein Tag Home-Office pro Woche – nach der Einarbeitung
- Gemeinsames Mittagessen – täglich frisch, vollwertig, im Team
- Mitarbeiterrabatt – auf alle Looops-Produkte
- Klimaticket-Zuschuss – für nachhaltige Wege zur Arbeit
- Individuelle Weiterbildung – du lernst viel dazu, von Anfang an
- Unkomplizierte Urlaubssituation – flexibel & familienfreundlich, auch in Schulferien
- Kurze Freitage & keine Wochenendarbeit – Zeit für dich
- Flache Hierarchien & wertschätzendes Miteinander
Gehalt: Jahresbruttogehalt ab 40.000 € (Vollzeit). Überzahlung je nach Erfahrung und Qualifikation möglich.
Wenn du dich wiedererkennst:
Schick uns Lebenslauf und ein kurzes Motivationsschreiben an [email protected]
Deine Ansprechpartnerin: Julia Schliefsteiner
Wir melden uns schnellstmöglich – meist innerhalb weniger Tage. Gespräche starten ab sofort.
